Das moderne Kassensystem zur Unternehmenssteuerung (2024)

4. Kassensystem Einzelhandel mit Warenwirtschaft

An ein Kassensystem im Einzelhandel herrschen nahezu die gleichen Anforderungen wie an ein Kassensystem in der Gastronomie. Die kleinen Nuancen sollen an dieser Stelle jedoch nicht unerwähnt bleiben. Da im Einzelhandel die Warenbestände noch wichtiger sind, als bei individuell zubereiteten Speisen und Getränken, müssen Kassensystem im Einzelhandel einen ganz besonderen Fokus auf die Bestandsverwaltung legen. Das Kassensystem sollte die Warenwirtschaft in Form der Inventur, der Bestandsverwaltung und des Bestellwesens in sich vereinen.

Inventur: Da nach jedem Kassenvorgang der Artikelbestand angepasst wird, ist eine Inventuraussage per Knopfdruck möglich. Es findet eine permanente Inventur völlig automatisch im Hintergrund statt, deren Daten bei Bedarf direkt für die Buchführung zur Verfügung stehen.

Bestandsverwaltung: Ähnlich der Inventur ist die Bestandsverwaltung auf aktuelle Daten angewiesen. Über die Echtzeitdaten vom Kassensystem können die Bestände jederzeit überprüft und verwaltet werden. Waren, die zu lange auf dem Lager liegen, fallen direkt ins Auge und Waren, deren Bestände zu Neige gehen, können per Alarm gemeldet werden.

Bestellwesen: Im Idealfall ist das Kassensystem sogar mit einem automatischen Bestellwesen verbunden. Fällt ein Artikelbestand unter eine vorab definierte Menge, so kann das Programm automatisch eine Nachbestellung bei einem vorgegebenen Lieferanten durchführen.

5. Kassensysteme für Kleinunternehmen

Kleinunternehmen sind in Deutschland nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Bei einem Jahresumsatz unter 600.000 Euro und einem Jahresgewinn unter 60.000 EUR sind Unternehmen von den meisten Verpflichtungen ausgeschlossen. Daher können Kleinunternehmen weiterhin eine Ladenkasse verwenden und Bargeld ohne Nachweise einnehmen und herausgeben. Am Ende reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dadurch ist ein Kassensystem für ein Kleinunternehmen nicht in jedem Fall von Vorteil, denn dieses bringt Verpflichtungen mit sich. Sollte sich das Kleinunternehmen freiwillig für ein Kassensystem entscheiden, so muss es die dafür erlassenen Gesetze befolgen. Hierzu zählen beispielsweise eine lückenlose Aufzeichnung aller Kassenvorgänge, die Aufbewahrung von Unterlagen über viele Jahre, der Schutz vor Manipulationen oder die technischen Sicherheiten vor Datenverlust. Ohne Kassensysteme entfallen jedoch die zahlreichen Vorteile, die diese digitalen Helfer mit sich bringen. Es sollte somit von jedem Kleinunternehmen im individuellen Fall geprüft werden, ob die Vorteile oder die Nachteile bei der Verwendung von Kassensystemen überwiegen, um im Anschluss eine Kaufentscheidung zu treffen.

6. Gesetzliche Anforderungen an das Kassensystem

Unternehmen müssen sich hinsichtlich ihrer Kassenvorfälle in einem streng vorgegebenen gesetzlichen Rahmen bewegen. Digitale Kassensysteme unterstützen bei dieser Aufgabe, sodass im Unternehmen mehr Zeit für operative Tätigkeiten besteht. Es ist jedoch bei der Auswahl des Kassensystems darauf zu achten, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Welche dies sind, durchleuchten wir für Sie.

Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Geschäftsvorfälle, die die Kasse betreffen, sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen. Hierzu gehören im Normalfall Verkäufe, Ausgaben, Entnahmen, Einlagen und Stornos. Jeder Geschäftsvorfall ist mit ausreichender Bezeichnung zu dokumentieren:

• Datum, Belegnummer
• Inhalt des Geschäfts
• Name, Firma, Adresse des Geschäftspartners
• Betrag mit Steuerangaben
• Aktueller Kassenbestand

Unveränderbarkeit: Die Kassenvorgänge dürfen für eine ordnungsgemäße Buchführung nicht mehr veränderbar sein. Hierdurch wird eine Manipulationssicherheit hergestellt. Ein Unternehmer kann somit die Daten nicht mehr zu seinen Gunsten beeinflussen, was den Finanzämtern bei der Kassenprüfung deutlich hilft.

Aufbewahrungspflicht: Werden Daten mit einem digitalen Kassensystem erfasst, müssen diese in einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren stets verfügbar, auswertbar und unverzüglich lesbar sein. Im Normalfall hat jedes Kassensystem ein solches Archiv per physischem Speicher oder in einer Cloudlösung.

Belegausgabepflicht: Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen sind verpflichtet, der am Geschäftsvorfall beteiligten Person einen Beleg auszustellen, den diese Person jedoch ablehnen kann. Ein einfacher Beleg muss die folgenden Informationen enthalten:

• Vollständiger Name mit Anschrift des leistenden Unternehmens
• Datum der Belegausstellung und Uhrzeit des abzurechnenden Vorgangs
• Menge und Art der Artikel oder Leistungen
• Transaktionsnummer
• Entgelt mit Steuern und Steuersätzen
• Seriennummer der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Die Technische Sicherheitseinrichtung ist laut KassenSichV ein verpflichtender Bestandteil für elektronische Registrierkassen und digitale Kassensysteme, wobei die Pflicht mit diversen Übergangsfristen ausgestattet ist. Die TSE verhindert Datenveränderungen, dokumentiert alle Tätigkeiten nachweislich und schützt vor Manipulationen. Die TSE wird hierdurch zu einem Schutz vor Steuerhinterziehungen für Finanzämter.

7. Kassensystem Vergleich

Auf dem Markt existieren beinahe so viele Kassensysteme, wie es Einzelhändler und Gastronomiebetriebe gibt. Das Angebot ist schier überwältigend, weshalb keine generellen Empfehlungen für das richtige und passende System gegeben werden sollten. Das richtige Kassensystem für ein beliebiges Unternehmen ist jenes, welches optimal die Anforderungen des betrieblichen Alltags erfüllt. Eine Grundvoraussetzung ist dabei immer, dass die gesetzlichen Rahmen beachtet und eingehalten werden. Wir zeigen Ihnen, welche Kriterien bei einem Kassensystem Vergleich eine Rolle spielen sollten.

Funktionen: Die wichtigsten Fragen beschäftigen sich zumeist mit den Funktionen des Kassensystems. Hier eine Auswahl.

• Welche Zahlungsarten werden berücksichtigt?
• Lassen sich Zahlungen splitten?
• Ist das Touchscreen frei konfigurierbar?
• Können Preise bearbeitet werden?
• Gibt es einen Kassenabschluss auf Knopfdruck?
• Existieren Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware?
• Sind Auswertungen zum Umsatz, zu Verkäufern oder zu Kunden möglich?
• Ist eine Zeiterfassung integriert?
• Gibt es Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung, zu Lieferanten oder zu Ämtern?

Branchenspezifizierung: Die meisten Kassensysteme bieten Sonderlösungen für eine ganz bestimmte Branche. Grundsätzlich wird dabei in Einzelhandel mit und ohne E-Commerce, Dienstleistungen und Gastronomie unterschieden. Je nach Branche müssen die individuellen Besonderheiten geprüft werden. Die Anbindung an große Marktplätze, die Terminvereinbarung mit Kunden, die Verknüpfung zur Warenwirtschaft, die Kundenstammdatenverwaltung oder die ganz speziellen Bedürfnisse der Gastronomie können hier eine besondere Rolle spielen.

Marketing: Je nach Marktlage können das Marketing und die Kundenbindung zu wichtigen Faktoren werden. Soll das Kassensystem bei der Werbung unterstützen, müssen die zugehörigen Funktionen berücksichtigt werden. Die Verwaltung von Kundenhistorien, Treueprogrammen, Terminvereinbarungen, Gutscheinen oder Schnittstellen zum E-Mail-Marketing seien an dieser Stelle beispielhaft genannt.

Hardware & Software: Jedes Unternehmen wird unterschiedliche Anforderungen an die Hard- und Software eines Kassensystems haben. Es muss somit beim Entscheid beachtet werden, welche Geräte der jeweilige Anbieter im Portfolio hat. Werden zum Beispiel Scanner, Kartenlesegeräte, Küchenmonitore oder tragbare Bon-Drucker unterstützt. Insbesondere die Frage, ob das System im Unternehmensalltag auf mobilen Endgeräten genutzt werden muss oder nicht, wird einen großen Unterschied machen.

Kosten: Der Preis ist bei jeder Entscheidung im Unternehmen ein wichtiges Kriterium. Hier wird in die Anschaffungskosten und die laufenden Kosten unterschieden. Die Anschaffungskosten drehen sich zumeist um die Hardware, die für einen Betrieb benötigt wird. Je nach Größe des Unternehmens können die Anschaffungskosten sehr stark variieren. Die laufenden Kosten beschreiben die monatlichen Gebühren für die Softwarenutzung. Im Durchschnitt können hier 20 – 90 EUR einkalkuliert werden, wobei manche Systeme nach der Anzahl der Kassen bzw. Tablets abgerechnet werden.

Rechtssicherheit: Eine Selbstverständlichkeit sollte die Rechtssicherheit des Kassensystems sein. Im Normalfall kann davon ausgegangen werden, dass die gängigen Systeme alle rechtlichen und steuerlichen Vorgaben erfüllen. Doch insbesondere bei Systemen von ausländischen Anbietern kann es zu Gesetzesdifferenzen kommen. Aus diesem Grund sollte die Rechtssicherheit vor dem Kauf kurz abgeklärt werden, bevor das Kassensystem nach der Anschaffung zu Problemen mit dem Finanzamt führt. Auch hier gilt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.